Ülkemizdeki araştırmacıların akademik bilgi ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla ulusal bir toplu katalog (TO-KAT) üzerinden bilgi merkezleri / kurumlar arasında fotokopi ve/veya ödünç verme yoluyla kaynak paylaşımını mümkün kılan bir “Ulusal Belge Sağlama Ağı”dır.

Ulusal bir belge sağlama sistemi üzerinden kaynak sağlamak / paylaşmak isteyen ülkemizdeki tüm bilgi merkezleri ve akademik, eğitim kurumları TÜBESS Katılım Sözleşmesi’ni imzalamak ve “TÜBESS”e üye olmak kaydıyla sistemi kullanabilirler.

Sistem bilgi merkezleri/kurumların belge sağlama (ILL) birimleri üzerinden işletilmekte olup doğrudan son kullanıcılara açık bir sistem değildir. Kullanıcılar belge (makale vd.) taleplerini kurumlarının belge sağlama birimleri üzerinden talep edebilirler. TÜBESS’e üye kurumlar kullanıcıların belge taleplerini kaynak paylaşımı yoluyla birbirlerinin koleksiyonlarından sağlayarak son kullanıcılara elden teslim etmektedir.

Sağlayıcı kütüphaneler için; TO-KAT’a katılmak ve kütüphane koleksiyon kayıtlarını belirlenen format ve şartlarda TÜBİTAK ULAKBİM’e sağlaması, istek yapan kurumlar için; sistem üzerinden hizmet alabilmesi için ULAKBİM TÜBESS hesabı açması gerekmektedir.

Bunun dışında TÜBESS Katılım Sözleşmesi’ni imzalayarak, sistemi kullanmaya başlayabilirler.

Kendi bağlı oldukları kurum , bilgi merkezi ya da herhangi bir kütüphaneye başvurarak sistemi kullanabilirler. Sistem sadece kurum, kütüphane ve bilgi merkezlerinde çalışan sorumlu Belge Sağlama Personeli tarafından kullanılabilecektir.

TÜBESS kapsamında gerçekleşecek işlemlerin ulusal çapta kargo ihalesi ULAKBİM tarafından gerçekleştirilip, sabit ücret uygulanacaktır. Belge sağlama fotokopi/ödünç verme ücretleri her kurumun kendi ücret politikasına göre değişiklik gösterecektir.

TÜBESS Sorumlusu: Katılımcı kurum tarafından TÜBESS sisteminde bilgi güncelleme ve sistem genel takibi vd. için yetkilendirilen sistem ile ilgili yönetimsel haklara sahip kişiyi ifade eder. (Kurumun birden fazla kütüphane ile sisteme dahil olması durumunda, şube kütüphanelerdeki sorumlu kişiler “kütüphane sorumlusu” olarak TÜBESS sorumlusu tarafından sisteme tanıtılır.)

Kütüphane Sorumlusu: Sistem sorumlusu tarafından merkez ve/veya şube kütüphanesi adına görevlendirilen ve ilgili kütüphanenin politika bilgilerini giren ve güncelleyen kişiyi ifade eder.

UBSS; uç kullanıcı ya da kütüphane tarafından yapılan belge istekleri doğrudan ULAKBİM’e yapılmaktadır. Gelen bu istekler, ULAKBİM tarafından OBES’e dahil olan kütüphanelerden de temin edilerek, ilgili kişi ya da kütüphane adresine gönderilmektedir. Ödünç verme işlemi mevcut değildir.

TÜBESS; üye kütüphane aracılıyla kütüphaneler arası işbirliğidir. Belirlenen kütüphanelerin belge sağlama sorumlusunun, diğer bir kütüphaneden doğrudan belge isteği/ödünç isteğinde bulunmasıdır. Sadece parasal işlemler ULAKBİM hesabı üzerinden yönetilmektedir.

TO-KAT: DPT Bilgi Toplumu Stratejisi (2006-2010) ve Ek Eylem Planı’nın 38. maddesinde yer alan E-Entegre Kütüphane Sistemi (EE-KS) kapsamında ULAKBİM ve T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı arasında yapılan bir protokol kapsamında ULAKBİM tarafından Türkiye Ulusal Toplu Kataloğu (TO-KAT) oluşturulmuştur. Kütüphanelerin katalog kayıtlarının tek bir arayüzden taranabildiği ve www.toplukatalog.gov.tr web adresinden hizmet veren ulusal bir toplu katalogdur.

Elektronik ortamda katalog kaydı bulunan resmi ve özel kurum ve kuruluş kütüphanelerinin, kütüphane koleksiyon kayıtlarını belirlenen format ve şartlarda, bu konuda teknik çalışmaları gerçekleştiren TÜBİTAK ULAKBİM’e sağlamaları yeterli olacaktır.

UBSS sisteminde kullanıcı kısıtlaması bulunmamaktadır. Sistem, Türkiye’deki tüm araştırmacı ve öğrencilerin kullanımına açıktır. Kullanıcılar sisteme üye olduktan sonra, elektronik ortamda yapılan istekler adreslerine postalanmaktadır.

UBSS, elektronik ortamda uzaktan belge (makale vd.) istekleri yapmaya imkan tanıyan ve Ulusal çapta hizmet sunan bir Belge Sağlama Sistemi’dir. Web üzerinden verilen hizmetlerden yararlanabilmek için ULAKBİM’e üye olmak gerekmektedir. ULAKBİM Süreli Yayınlar Kataloğu üzerinden tarama yapılarak Belge Sağlama hizmetlerine yönlendirilme yapılmaktadır.